Cómo organizar nuestra base de datos

La semana pasada veíamos cómo contactar con los periodistas y utilizar nuestra base de datos. Pero antes de usarla tenemos que tenerla, y organizarla. Hoy vamos a ver cómo podemos construirla. Por supuesto, según las necesidades de cada uno ese modelo de organización puede y debe variar.

Podemos empezar nuestra organización de contactos con emails que vamos recopilando poco a poco, o recurriendo a bases de datos oficiales como la Agenda de la Comunicación del Gobierno de España y de los gobiernos regionales; desde el catalán al gallego pasando por el andaluz todos tienen en su web esta relación de periodistas y medios.

También las asociaciones de la prensa, en algunas provincias y comunidades autónomas, facilitan una con la relación de los principales medios. Aunque ninguna es tan completa como la elaborada por el Gobierno de España. Diferentes asociaciones sectoriales de periodistas (por ejemplo, la de periodistas económicos) cuenta con su propia agenda de profesionales dedicados a esa especialidad. Es cuestión de buscar.

Una vez que empezamos a disponer de estos datos debemos organizarlos según nuestras necesidades. En ocasiones a lo largo de nuestras diferentes entradas en este blog vamos a poner como ejemplo a Adicciones Digitales, una organización que presido y que tiene como objetivo lograr el uso sensato y razonable de la tecnología.

Adicciones Digitales imparte charlas, conferencias y organiza seminarios dirigidos a adolescentes, jóvenes, padres, profesores y profesionales en general, con el fin de mostrarles cómo hacer un uso saludable de la tecnología. Realiza sus actividades en colegios, universidades, centros sociales y empresas, tanto en la Península como en las islas y las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla.

También organiza campañas de concienciación social sobre el uso de la tecnología, como por ejemplo prevenir a los padres españoles sobre la existencia de miles de blogs que promocionan la anorexia y la bulimia, y sobre el uso que los adolescentes hacen del teléfono móvil durante la noche mientras sus padres duermen plácida y confiadamente.

La actividad de Adicciones Digitales se refleja de forma constante en los medios de comunicación a través de las diferentes campañas que se lanzan, y que siempre son de contenido social, nunca se vende nada al periodista, aunque se recuerda la finalidad de la organización y su actividad, como acabamos de ver. Puedes ver el resultado de nuestras campañas en el apartado de medios de Hazte Visible (www.haztevisible.es). Como podrás comprobar durante los últimos meses no hemos salido en demasiados sitios; esto se debe a que hemos cambiado la estrategia que ya no se basa tanto en salir como en enseñar a otros a salir. En la vida siempre hay que elegir y en estos momentos hemos elegido enseñar nuestro método; no se puede hacer todo a la vez.

La política de comunicación desarrollada por Adicciones Digitales durante los últimos años, con coste económico prácticamente cero, aunque con mucho trabajo, me ha permitido ser entrevistado o aparecer en infinidad de periódicos, emisoras de radio y cadenas de televisión. Como muestra un botón: durante los años 2010 y 2011 fui entrevistado en más de mil emisoras de radio, de una en una, de España y Latinoamérica. Y eso lo puedes lograr tú si te pones a ello. Pero hay que ponerse.

Para lograrlo tenemos una base de datos propia distribuida en diferentes apartados. Por ejemplo, Nacional. Allí contamos con las agencias de noticias, emisoras de radio, televisión, periódicos de papel y digitales y otros.

Y luego disponemos de otra carpeta por autonomías, de tal forma que tenemos todas y cada una de ellas seleccionadas de forma independiente. Por ejemplo, en Andalucía contamos con los medios de comunicación de esa región, los ayuntamientos y los colegios, principalmente.

Hemos seleccionado esos tres objetivos porque los medios de comunicación son los que difunden nuestras campañas regionalizadas (lo veremos otro día), y los ayuntamientos y los colegios son los que pueden contratarnos para que demos charlas sobre el uso saludable de la tecnología.

Los medios son los que nos permiten distribuir nuestras informaciones, nos dan visibilidad y consiguen que la marca Adicciones Digitales sea recordada por la audiencia y tenga una posición dominante en la sociedad.

Los ayuntamientos también son de interés para Adicciones Digitales porque a través de ellos llegan contratos para dar charlas en diferentes municipios. Para ello hay que hacerles partícipes de la problemática que supone un mal uso de la tecnología y darles la oportunidad de poner un remedio; ese remedio no es otro que contratar a la organización para enseñar a hacer un uso saludable de la tecnología.

Los colegios son el mercado natural de Adicciones Digitales, son los que generalmente contratan a nuestra organización para dar charlas a los estudiantes –adolescentes y jóvenes–, a los padres y a los profesores, cada una de ellas diferente. Por eso la base de datos de colegios es la más cuidada.

No nos interesa ir al sector del calzado o de los muebles, por ejemplo, porque no es nuestro público, aunque si publican algo nuestro en alguna revista sectorial tampoco nos viene mal, pero no vamos a hacer un esfuerzo extra para lograrlo.

Lo que nos vale para Andalucía nos sirve para otras regiones como Galicia, Extremadura, Cataluña y el resto. Cada una tiene características propias que debemos considerar; por ejemplo, las autonomías con dos lenguas oficiales (eso también lo veremos más adelante).

En algunas autonomías incorporaremos instituciones como puedan ser fundaciones, organizaciones empresariales, universidades y demás. Aunque no son esenciales para la difusión de la actividad de Adicciones Digitales, no vienen mal. Nunca sabemos dónde ni quiénes nos van a contratar y siempre viene bien que nos conozcan.

Ejemplo de base de datos:
Agencias de Noticias: EFE Europa Press, Servimedia, etc.
Emisoras de radio: Radio Nacional, Cadena SER, COPE, EsRadio, Onda Cero, Punto Radio, etc.
Televisiones: RTVE, Antena3, Telecinco, Telemadrid, Cuatro, La Sexta, etc.
Prensa: El País, El Mundo, ABC, La Vanguardia, La Razón, etc.
Latinoamérica: México
Autonomías
Andalucía: medios, ayuntamientos, colegios, AMPA y otros.
Aragón: medios, ayuntamientos, colegios, AMPA, instituciones educativas, agentes económicos.
Asturias: medios, ayuntamientos, colegios, AMPA y otros
Baleares: medios, ayuntamientos, colegios, AMPA y otros
Canarias: medios, ayuntamientos, colegios, AMPA y otros
Y así sucesivamente con todas las autonomías españolas, y las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla.

Comunica con carisma
Cuando hablamos en público no debemos aburrir y tenemos que quitar la sensación de que los próximos minutos van a ser aburridos o van a resultar demasiado pesados.
El otro día en misa de ocho había una celebración especial. Además de la misa habitual, había dos bautizos de dos adultos que se habían convertido y una confirmación y para ello estaba allí el vicario.
Imagino que todos pensaron que eso se iba a alargar demasiado. La actitud frente a la celebración no era la más adecuada, pensando que aquello iba a ser un auténtico peñazo.

Todo o contrario a lo ocurrido semanas atrás cuando el cardenal Rouco había asistido a otra celebración especial en la misma iglesia, en Las Tablas. El buen hombre se había liado a hablar y hablar, demasiado, y además, no se le entendía ni la mitad de lo que decía porque no guardaba la distancia adecuada con el micrófono. Habló y habló si parar y aburrió hasta a las ovejas. A veces no se dan cuenta de que más es menos y menos es más. Cuanto más hablas menos logras y cuanto menos hablas más fácil es llegar al objetivo perseguido.
Bien, en el caso de los bautizos y la confirmación, la gente debió pensar: “¡jo, nos vamos a tirar aquí dos horas!”. Pero el vicario, que debía saber bastante de cómo dirigirse a los feligreses les tranquilizó y lo primero que dijo fue que la celebración no llevaría mucho tiempo más que las habituales. Con esto consiguió que la gente se relajase y estuviese atenta en vez de estar pensando “cuánto iba a tardar”.
Si no lo hubiese hecho así probablemente los feligreses habrían estado pensando toda la celebración que eso se iba a extender demasiado. Esas palabras iniciales del vicario tranquilizando a los feligreses lograron una buena predisposición por parte de estos. Incluso en el caso de que luego se hubieses alargado, tampoco habría sido “un drama” porque la gente tenía una buena disposición para participar.
Por eso, siempre que vayamos a hablar en público hemos de intentar lograr una buena predisposición de quienes nos van a escuchar o nos están escuchando. Tenemos que ganarnos al público, hacerles ver que no vamos a ocupar más tiempo del previsto y que ese tiempo que nos van a dedicar lo van a aprovechar. Así triunfaremos.

Puedes seguirnos en Twitter, donde también hablamos de estos temas: @jromero_tv