Cómo usar la base de datos y contactar con los medios

Hace unos días hablábamos de los medios a los que deberíamos dirigirnos. Pero primero tenemos que aprender cómo llegar a ellos. Es lo que vamos a ver ahora.
Es esencial contar con una buena base de datos de los medios de comunicación con los que tenemos que trabajar. Pero esto no significa que tengamos que tener veinte mil, sino que hemos de disponer de los que nos resulten útiles para difundir nuestro mensaje.

En principio, un periodista del corazón no va a reproducir un mensaje nuestro sobre física cuántica, por ejemplo. Esto significa que si nos dedicamos a temas económicos, no nos servirá de mucho tener datos de periodistas del corazón, aunque tampoco hay que despreciar estos contactos. En un momento dado pueden resultarnos útiles, pero no son nuestro objetivo inicial.

El contacto con los medios debe ser lo más personal posible. Además del comunicado, muy impersonal, tenemos que tratar de dirigirnos en persona al periodista. O la sección del medio de comunicación que se encarga de la cobertura de temas como los de nuestra actividad.

En estos casos, una vez enviado un comunicado es recomendable llamar por teléfono para ponerse al servicio del periodista por si necesita que le ampliemos la información, fotografías o cualquier otra cosa. Ese contacto nos permitirá seguir manteniendo la relación posteriormente. Si fuese posible lo ideal es quedar directamente con el profesional para tomar un café, en un lugar cercano a la redacción para que no le resulte incómodo desplazarse a vernos, y así mantener una primera reunión personal para conocernos. No se trata de venderle nada, sino de ponernos cara el uno al otro, que ayuda mucho en una relación.

Para llegar al periodista el primer paso puede ser el correo electrónico, enviando un mensaje de presentación con nuestro comunicado. Aunque tampoco está de más que primero nos presentemos para que nos conozca, intentando una toma de contacto personal que nos abrirá las puertas a una relación fructífera para ambos. Porque aunque a nosotros nos interese que el periodista publique nuestras informaciones, lo cierto es que a él también le interesa que se las enviemos, siempre que sean temas interesantes. No debemos olvidar que un periodista, por regla general, dispone de decenas de noticias cada día y elegirá la que resulte más atractiva para su medio.

Para utilizar el correo electrónico de forma eficiente debemos contar con una base de datos que adquiriremos a través del tiempo. Iremos recopilando correos electrónicos que nos interesen, siempre que respetemos las leyes y la LOPD, que es muy restrictiva al respecto. Podremos hacernos con aquellos que sean de libre acceso, de ámbito profesional o que nos hayan dado personalmente sus dueños. En cualquier caso, como tendremos que poner en marcha la política de la LOPD, el profesional que nos la gestione, un abogado, nos informará de todo ello. Se trata de evitar multas que pueden llegar a suponer varias decenas de miles de euros.

Un sistema, lento pero seguro, es ir recopilando correos electrónicos de los periódicos, de las firmas de los periodistas. Muchos de ellos ya ponen junto a su nombre, su email y su Twitter. Como ejemplo te diré que he logrado una base de más de 30 mil direcciones de email que están perfectamente organizadas según sectores, regiones y países; eso sí, con mucha paciencia.

También hay bases de datos de periodistas que facilitan algunos organismos oficiales. En este caso son enlaces web que proporciono en los cursos que imparto para saber “Cómo lograr presencia en los medios” .
Esas bases de datos deberán estar organizadas de tal forma que tengamos distribuidos los emails por sectores, zonas de actuación o cualquier otro sistema que nos resulte útil. Esto nos permitirá enviar los comunicados de prensa casi personalizados para ese periodista o medio.

Puede parecer un contrasentido manejar una base de datos de miles de periodistas y, a la vez, decir que hay que intentar tomar café con todos ellos; tarea sin duda imposible. Se trata de que nos veamos personalmente con los que más nos interesan para que den visibilidad a nuestra actividad. Pueden ser diez o veinte, no más; y siempre serán los más importantes. O al menos eso intentaremos.

Comunica con carisma
Al empezar a hablar ante un grupo de personas tienes un tiempo muy limitado para captar su atención. Se calcula que dispones de un minuto o un minuto y medio para que quienes te están escuchando tomen una decisión trascendental: continuar escuchando o entretenerse con otras cosas — los móviles son unos grandes aliados de los que se aburren — y desconectar.
Es cierto que el final es esencial para dejar un buen sabor de boca, pero sin un buen principio es casi imposible que haya un buen final — si no empiezas a andar el camino, difícilmente vas a llegar a la meta –. Por eso, tu primera obligación es intentar que el público se interese desde el primer segundo de tu intervención. Ya iremos viendo otros días cómo hacer para que sigan interesados durante toda tu disertación.

Piensa que todos nosotros nos hacemos muy rápidamente una imagen de las personas a las que estamos escuchando o viendo. Por eso, si la imagen que se hacen de ti es la de una persona interesante es muy posible que sigan pendientes. Pero si la primera imagen que tienen de ti es de una persona aburrida, olvídate.
Son algunas de las cosas que cuento en el curso “Comunica con carisma“.

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