Cómo hacer una nota de prensa para anunciar un acto

Las notas de prensa se pueden hacer de muchas formas y con diferentes objetivos. Hoy nos vamos a centrar en una nota de prensa para un acto que vamos a celebrar.
Lo cierto es que no tenemos que hacer una, sino tres: la primera para los días previos, la segunda para el día del acto o le anterior y la tercera para lanzarla una vez que haya concluido. Todas ellas se elaboran al mismo tiempo. Si hay que hacer algún cambio de última hora, ya se hará.

La primera, que se envía con varios días de anticipación, tiene la función de dar a conocer lo que pretendemos hacer, dónde y cuándo. Tenemos que dar suficientes datos de localización y facilitar un email y un número de teléfono por si el periodista tiene interés y quiere hacernos alguna pregunta. Debemos estar disponibles para que nos puedan llamar a cualquier hora del día o de la noche.

En cuanto a la nota que se lanza el mismo día del acto o el día anterior, es importante que haya sido elaborada a la vez que la primera. El día del acto lo más probable es que no tengamos tiempo de escribirla adecuadamente: hay que redactarla y corregirla con tranquilidad. La finalidad de esta segunda nota es recordar a los periodistas que el evento va a tener lugar ese mismo día; ya habrán recibido la otra comunicación anterior días atrás.

La tercera es la más complicada. Se trata de dar información del acto. Información que probablemente conoceremos de antemano, a no ser que se trate de una competición deportiva o de una actividad cuyo resultado esté abierto a cualquier posibilidad. Se trata de poner de manifiesto que el acto ha sido un éxito.

Voy a poner un ejemplo. La primera vez que impartí una charla para adolescentes con presentaciones de Power Point en lenguaje SMS decidí hacer una campaña de comunicación. Se trataba de dar a conocer la actividad que, además, era novedosa. Nunca se había dado antes una charla de esas características.
Esto era una ventaja, así que escribí la nota de los días previos al acto. Otra nota para el día del evento (casi no variaba nada con respecto a la anterior). Y, por último, hice otra para una vez que hubiese terminado la charla. Esta última la elaboré junto con las anteriores, con varios días de antelación.

En esta tercera se trataba de decir que la charla había sido un éxito, que había tenido buena acogida por parte de los adolescentes y dejar claro que esta iniciativa funcionaba.
Esa nota de prensa no se podía enviar hasta que hubiese terminado la charla, por lo que pudiera haber pasado. Imaginemos que la hubiese mandado antes de comenzar y que se hubiese caído el techo del colegio (algo harto improbable). En ese caso yo habría hecho el ridículo. O que hubiésemos tenido que cancelarla por alguna razón imprevista.
Se lanzó justo después y funcionó. De eso se trata, de que utilicemos todos los recursos a nuestro alcance, pero de forma sensata.

La nota la había dejado escrita y con el “mailing” listo para ser enviada. Solo tuve que terminar la charla, llamar por teléfono a mi oficina y dar la orden de que se enviase. Había que lanzarla lo antes posible para intentar que saliese en algún periódico del día siguiente. Si no llegaba a tiempo, los periódicos no sacarían el tema dos días después porque el contenido no tenía la suficiente entidad como para seguir manteniéndose como noticia a los dos días. O se hacía en ese momento o no se hacía. Y se hizo porque todo estaba preparado.
Si hubiese tenido que escribir la nota después del evento no habría dado tiempo a enviarla o podría haber cometido algún error por las prisas, que nunca son buenas consejeras.

Comunica con carisma
Las palabras que usamos
Cuando hablamos en público, o en privado, tenemos que ser muy cuidadosos con las palabras que utilizamos y cómo las usamos.
Por ejemplo: posible y probable. Utilizar estas palabras, cuyo significado puede parecer igual, de forma indiscriminada, puede traernos un quebradero de cabeza. Tenemos que saber cuándo y cómo utilizar cada una de ellas en nuestro beneficio.

Imaginemos que quizá hayamos cometido un error garrafal y toca entonar el mea culpa y reconocer que se ha podido hacer más o mejor. No es lo mismo si decimos que es posible que hayamos cometido el error (quizá nosotros o quizá otra persona) que decir que es probable que hayamos cometido ese error (en ese caso ya nos estamos echando la culpa). Y la culpa hay que reconocerla cuando la tenemos, que todos cometemos errores. Pero eso no significa que utilicemos mal y en contra nuestra el lenguaje.

Otro ejemplo. Alguien nos hace una mala pasada en el trabajo y creemos saber de quién se trata. Aunque lo sospechemos no sería correcto decir que probablemente fulanito lo haya hecho, porque ya le estamos acusando. Lo razonable y correcto será decir que es posible que fulanito…

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Esta entrada no sirve de mucho sin el resto de las anteriores ni de las posteriores. Una campaña de comunicación no es una acción aislada sino un conjunto de estrategias que nos llevan a un mismo fin: lograr presencia mediática.
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